Manajemen Umum

PENGERTIAN MANAJEMEN

§ Arti dan Fungsi Manajemen

Berikut ini definisi manajemen menurut Profesor Oei Liang Lee,

Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Manajemen memiliki 5 fungsi, yaitu:

1. Perencanaan, menentukan Apa, Bagaimana, Mengapa, dan Kapan akan dilakukan

2. Pengorganisasian, mengumpulkan orang-orang dengan kemampuan yang berbeda

3. Pengarahan, mengarahkan mereka bekerja sesuai bidangnya agar maksimal

4. Pengkoordinasian, agar tidak terjadi kontradiksi antara fungsi satu sama lain

5. Pengawasan, diawasi agar tidak ada rencana yag berantakan akibat penyimpangan

§ Jenjang Manajemen

Ada tiga Jenjang Manajemen, yaitu:

1) Manajemen Puncak atau Eksekutif, menyusun rencana dan mengambil keputusan

2) Manajemen Madya atau Manajemen Administratif, melaksanakan perintah Eksekutif

3) Manajemen Operasional atau Manajemen Supervisori, “supervisor garis-pertama”

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

§ Gerakan Manajemen Ilmiah

Gerakan ini di mulai oleh Frederick W(1885) yang mempelajari metode kerja, lalu Henry Fayol(1841-1945) mencari metode yang lebih ilmiah. Dan akhirnya penelitian dan buku Taylor “The Priciples of Scientific Management”(1911) mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah, yaitu: Menganalisis dan Mengobservasi suatu pekerjaan, lalu Menentukan orang yang melaksanakannya, kemudian Menyamakan gaji dengan hasil kerjanya, dan Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

§ Sekolah Klasik (Classical School)

Memberikan saran dan penjelasan tentang fungsi-fungsi manajemen primer, lalu di bagi menjadi beberapa sub-sub fungsi yang selanjutnya diarahkan pada penerapan fungsi-fungsi tersebut.

§ Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Menekankan aspek kemanusiaan dan kebutuhan manajer untuk memahami dan memotivasi bawahan mereka.

§ Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

Di sekolah ini penyelesaian masalah diselesaikan dengan matematik dan statistik.

§ Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian utama dari masalah dan hubungan antara intern dan ekstern perusahaan.

§ Manajemen Hasil

MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. MBO memusatkan perhatian pada hasil, bukan perilaku karyawan. Ada beberapa keburkan dari MBO, diantaranya : Sulit menentukan tujuan, semua pihak harus berpatisipasi jika ingin sukses, MBO seharusnya bukan sebagai penyelesaisan untuk semua masalah manajemen, dll.

PERENCANAAN

Perencanaan merupakan funsi terpenting di antara semua fungsi manajemen yang ada.

§ Bentuk-bentuk Perencanaan

a) Tujuan, sasaran dimana kegiatan diarahkan dan dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b) Kebijakan, pernyataan untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan.

c) Strategi, tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.

d) Prosedur, rangkaian tindakan yang aka dilaksanakan untuk waktu mendatang.

e) Aturan, tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.

f) Program, campuran antara kebijakan, aturan, dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran, semua ini akan menciptakan adanya tindakan.

§ Kegunaan Perencanaan

a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang

b. Mengarahkan perhatian pada tujuan

c. Memperingan biaya

d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

§ Langkah-langkah penyusunan perencanaan

1. Menetapkan tujuan, menentukan tujuan utama, lalu dipecah menjadi beberapa bagian

2. Menyusun anggapan-anggapan, mancari anggapan yang berpengaruh pada rencana

3. Menentukan barbagai alternatif tindakan, memilih cara-cara yang sesuai

4. Mengadakan penilaian terhadap alternatif tindakan yang sudah dipilih,

5. Mengambil keputusan, dipilih alternatif mana yang diharapkan dapat mencapai tujuan

6. Menyusun rencana pendukung, untuk mendukung rencana utama

§ Perencanaan Merupakan proses Pendekatan yang Rasional

Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakaan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datan

§ Jangka Waktu Perencanaan

Ada tiga Golongan Perencanaan Jangka Waktu, yaitu :

1. Perencanaan jangka panjang

2. Perencanaan jangka menengah

3. Perencanaan jangka pendek

Perencanaan ini memiliki hubungan yang erat antara satu dengan lainnya.

§ Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

a. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti, karena masa depan sifatnya tidak pasti

b. Perubahan yang Sangat Cepat, karena penyusunan rencana membutuhkan waktu lama

c. Kekakuan Internal, ada 3 yaitu:

· Kekakuan Psikologis

· Kekakuan Karena Adanya Prosedur dan Kebijakan

· Kekakuan Sumber Daya dan Dana

d. Kekakuan Eksternal, berkaitan masalah sosial-politik, teknologi, budaya, dsb

e. Waktu dan Biaya, karena waktu dan biaya yang manusia miliki terbatas

§ Pengambilan Keputusan

a) Syarat Pengambilan Keputusan

· Berusaha mencapai tujuan yang tak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif

· Mengetahui dengan jelas tujuan yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya

· Memiliki kemampuan analisis dan penilaian berbagai alternatif sesuai tujuan

· Optimis dan memiliki kemauan kuat untuk memilih alternatif yang paling baik

b) Alat Pengambilan Keputusan

Ada 3, yaitu; Operation research, Teori probabilitas, dan Linear progamming. Selain itu juga masih ada alat-alat lain, yaitu:

· Analisis Risiko, tergantung pada beberapa variabel kritis, yaitu; biaya pengenalan, biaya produksi, investasi modal yang dibutuhkan, harga, dan market share yang dapat dicapai

· Pohon Keputusan, pengambilan keputusan dengan cara melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari berbagai jenis keputusan yang dapat menimbulkan berbagai kemungkinan dan akibat

PENGORGANISASIAN

§ Pengertian

Pengorganisasian adalah proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan. Hubungan yang timbul dapat berbentuk:

a. Hubungan Informal, menyangkut hubungan manusiawi

b. Hubungan Formal, hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Dalam hubungan forma terdapat tiga hubungan dasar, yaitu: tanggung jawab dalam melaksanakan tugas, wewenang untuk mengambil keputusan, dan pertanggung jawaban atas semua perintahnya.

§ Pola Hubungan antar Komponen Organisasi

Antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang, serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat dan berkaitan satu sama lain, jika salah satunya tidak berjalan dengan baik maka tujuan tidak akan tercapai.

§ Rentangan Kekuasaan

Rentangan kekuasaan disebabkan karena keterbatasan pada kemampuan seseorang. Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:

a) Latihan dari Bawahan

b) Pendelegasian Wewenang,

c) Perencanaan

d) Teknik Komunikasi

§ Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi

Pengelompokkan dilakukan karena terbatasnya kemampuan seseorang dalam memimpin bawahan atau bagian-bagian yang dipimpinnya, pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini:

a. Didasarkan pada Suatu Angka

b. Didasarkan pada Waktu

c. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan

d. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi

e. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan

f. Didasarkan pada Jenis Langganan

§ Karakteristik Struktur Organisasi

a) Keseimbangan dalam Organisasi, dapat dikatakan imbang bila setiap bagian/fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapaian tujuan

b) Fleksibel, kemampuan struktur organisasi untuk menyesuaikan terhadap perubahan.

PENGARAHAN

§ Prinsip-prinsip Pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Ada beberapa prinsip mengenai pengarahan, yaitu:

a. Prinsip Mengarah Kepada Tujuan, makin efektifnya proses pengarahan, semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan.

b. Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan, Motivasi yang baik akan mendorong orang untuk memenuhi kebutuhannya. Sedangkan kebutuhan akan terpenuhi bila mereka bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi

c. Prinsip Kesatuan Komando, dimana bawahan hanya memiliki satu jalur di dalam melaporkan segala kegiatannya dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja.

§ Cara-cara Pengarahan

a) Orientasi, pemberian informasi yang perlu agar kegiatan dapat berjalan dengan baik, informasi tersebut antara lain; tugas itu sendiri, tugas lain yang ada hubungannya, ruang lingkup tugas, tujuan dari tugas, dsb

b) Perintah, permintaan pimpinan kepada bawahan untuk melakukan kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa:

· Perintah Umum dan Khusus, perintah umum sifatnya luas, perintah khusus bersifat lebih menditail

· Perintah Lisan dan Tertulis, perintah tertulis membutuhkan waktu untuk memahaminya tapi dapat menghindari salah tafsir, sedangkan perintah lisan walaupun cepat dalam penyampaiannya tapi mengandung risiko lebih besar.

· Perintah Formal dan Informal, perintah formal diberikan kepada bawahan sesuai tugas yang telah ditetapkan organisasi, sedangkan perintah informal mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan atau ajakan

c) Delegasi Wewenang, pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenangnya kepada bawahan.

§ Komunikasi

Kesimpulan tentang komunikasi dari beberapa definisi:

1) Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga, dan sebaliknya

2) Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi.

3) Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian

4) Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, atau kode atau simbol.

Beberapa prinsip tentang komunikasi :

a. Komunikasi Harus Jelas, menggunakan bahasa yang baik, sehingga mudah dimengerti

b. Prinsip Integritas, komunikasi dilakukan oleh orang yang sesuai dengan posisi mereka.

c. Prinsip Penggunaan Organisasi Informal, sebagai pelengkap saluran organisasi formal.

§ Motivasi

Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu:

a) Motivasi Positif, memberikan dorongan dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya, memberikan promois, dll

b) Motivasi Negatif, memberikan dorongan dengan cara menakut-nakuti atau mendorong orang untuk melakukan sesuatu dengan terpaksa.

Motivasi diharapkan dapat menjadi dasar perangsang untuk meningkatkan kreativitas seseorang. Dalam hal ini perlu diperhatikan masalah-masalah seperti berikut:

· Kreativitas dipandang sebagai dasar penentuan kualitas seseorang.

· Masalah kreativitas ini muncul bilamana seseorang menghadapi problema yang memerlukan pemecahan. Untuk itu, seseorang perlu memiliki kewenangan organisasi dan sumber pemecahan dalam bentuk kebebasan untuk menemukan sesuatu untuk menciptakan kreasi-kreasi baru.

PENGKOORDINASIAN

§ Prinsip-prinsip Koordinasi

a. Prinsip Kontak Langsung, prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertikal.

b. Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi, dalam prinsip ini kurang baiknya koordinasi yang ada dapat menimbulkan kesimpang siuran di dalam organisasi

c. Hubungan Timbal Balik di antara Faktor-faktor yang Ada, dalam prinsip ini masing-masing individu yang bekerja bersama-sama akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan lainnya.

§ Pelaksanaan Fungsi Koordinasi

Ada dua cara untuk melaksanakan fungsi koordinasi:

a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.

b. Memastikan apakah masing-masing indiidu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

§ Pengertian

Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan..

§ Langkah-langkah Pengawasan

a) Menciptakan Standard, standard merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan, bentuk standard dapat dibedakan ke dalam dua bentuk, yaitu standard kuantitatif (dinyatakan dalam satuan) dan standard kualitatif (berupa pendapat umum).

b) Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standard, langkah ini dilakukan untuk mengetahui seberapa jauh adanya penyimpangan.

c) Melakukan Tindakan Koreksi

Urutan-urutan melakukan tindakan koreksi :

· Menghayati masalah-masalah yang dihadapi.

· Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan.

· Mengadakan penilaian terhadap bebagai kemungkinan tersebut.

· Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.

§ Syarat-syarat Pengawasan yang Baik

a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas)

b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera

c. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan

d. Pengawasan harus obyektif, teliti dan seusuai dengan standard yang digunakan

e. Pengawasan harus luwes/fleksibel

f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi

g. Pengawasan harus ekonomis

h. Pengawasan harus mudah dimengerti

i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi